Guide de gestion des pièces de rechange et des bons de travail

Introduction à la gestion des pièces de rechange et des ordres de travail

Qu'est-ce que la gestion des pièces de rechange et des ordres de travail, et pourquoi est-elle cruciale pour l'optimisation des opérations de service ?

Par exemple, les entreprises ayant un niveau élevé de satisfaction de la clientèle (clients externes et "clients" travaillant au sein de leur organisation) améliorent leur réputation lorsqu'elles parviennent à minimiser les temps d'arrêt tout en envoyant des pièces de rechange pour faire face aux réparations imprévues.

Ces organisations ont une conscience aiguë de la logistique de la gestion des pièces détachées et de la manière dont elle soutient leurs efforts de gestion des ordres de travail.

Gestion des pièces de rechange

La gestion des pièces de rechange consiste à gérer l'inventaire des pièces dont votre organisation a besoin pour entretenir et réparer des articles.

Gestion des ordres de travail

La gestion des bons de travail, comme le suggère l'expression, consiste à gérer, automatiser et organiser les détails qui entrent dans la composition des bons de travail pour des tâches telles que l'entretien de routine ou préventif ou les installations. Ces processus de gestion jouent un rôle important dans l'optimisation de l'efficacité opérationnelle d'une organisation.

La gestion des pièces de rechange et des ordres de travail contribue à l'excellence opérationnelle en garantissant que vous disposez du nombre correct de pièces de rechange en stock, même en cas de goulots d'étranglement ou d'autres problèmes dans votre chaîne d'approvisionnement.

Cela permet de contrôler les stocks et de ne pas acheter plus de pièces que ce dont vous avez besoin dans un avenir proche. Les articles excédentaires risquent de languir sur des étagères de stockage, de vieillir et de devenir obsolètes ou de dépasser leur date de péremption, ce qui est néfaste pour vos résultats. Le fait de savoir que vous disposez de suffisamment de pièces pour répondre aux demandes prévisibles des clients en matière d'entretien et de réparation vous permet de gérer votre organisation de manière plus efficace.

Les principaux avantages de la mise en œuvre d'un système efficace de gestion des pièces de rechange et des bons de travail sont les suivants :

- Réduction des temps d'arrêt - Vous n'avez pas à attendre les pièces manquantes si vous gérez correctement votre stock et l'utilisation des pièces de rechange pour répondre aux appels de service urgents sur le terrain lorsque de nouveaux ordres de travail sont reçus.

- Amélioration des niveaux de service - Lorsque vos systèmes fonctionnent bien grâce à une meilleure gestion des stocks et de la maintenance, vous êtes mieux placé pour satisfaire les clients en attente de réparations ou d'entretien.

- Économies - Vous économisez de l'argent parce que vous utilisez vos ressources plus judicieusement au lieu de payer des coûts plus élevés lorsque des problèmes dans la chaîne d'approvisionnement rendent les articles nécessaires plus rares et plus chers. Bien entendu, vous économisez également de l'argent lorsque vous réduisez les temps d'arrêt causés par les équipes de maintenance ou de réparation qui attendent l'arrivée de pièces cruciales.

Composants clés d'un système efficace de gestion des ordres de travail

Une solution de gestion des ordres de travail aide votre équipe à travailler plus efficacement. Les éléments essentiels d'un système de gestion des ordres de travail comprennent la documentation, le suivi des ordres, la catégorisation des services et des pièces nécessaires, la planification et l'expédition :

Documentation - Les ordres de travail que vous saisissez dans le système donnent lieu à une documentation écrite, dont vous devez disposer pour maintenir les coûts à un niveau bas (grâce à une utilisation efficace des ressources), vous conformer aux réglementations et passer les audits.

La dernière chose que vous souhaitez, c'est que des retards inutiles vous amènent à violer les termes d'un accord de niveau de service avec vos clients. Plutôt que de payer des pénalités, vous gardez des clients heureux et fidèles grâce à une meilleure efficacité dans le traitement des ordres de travail et la gestion de vos pièces de rechange.

Suivi des commandes - En disposant d'informations précises sur les pièces que vous avez en stock, vous pouvez gérer les commandes plus efficacement. Il est préférable d'utiliser un système de gestion des ordres de travail basé sur un logiciel spécialisé pour assurer le suivi de chaque ordre de travail.

Catégorisation - Le système doit faciliter la catégorisation des ordres de travail, les classer par ordre de priorité et veiller à ce que les travailleurs possédant l'expérience et les connaissances nécessaires soient affectés aux travaux d'entretien ou de réparation.

Planification - Quels sont les travaux d'entretien ou de réparation les plus importants ? L'utilisation d'informations de catégorisation vous aide à déterminer si une tâche est urgente et si elle affecte directement la sécurité des personnes tant qu'elle n'est pas effectuée.

Répartition - Les employés ont besoin d'un bon de travail valide pour pouvoir répartir les personnes au bon endroit. Votre système de gestion des bons de travail peut contribuer à automatiser le processus de répartition, ce qui permet d'économiser du temps et de l'énergie.

Pour mieux gérer votre stock de pièces détachées et organiser les activités de maintenance, vous devrez utiliser des technologies et des logiciels appropriés, notamment des applications fonctionnant sur un ordinateur de bureau, un ordinateur portable ou une tablette utilisée par un travailleur en déplacement, ou encore une application mobile que le personnel de maintenance consulte à l'aide de son téléphone intelligent. Ces applications améliorent les capacités de votre système en rationalisant l'accès aux informations vitales contenues dans les ordres de travail.

Meilleures pratiques pour le contrôle des stocks et la gestion des pièces détachées

Les meilleures pratiques pour gérer efficacement les stocks de pièces de rechange comprennent l'utilisation de techniques modernes de gestion des stocks soutenues par des solutions logicielles dédiées, y compris l'analyse JAT (juste à temps) et ABC.

Optimisez vos stocks

Utilisez un logiciel pour suivre l'historique de vos entretiens, afin de mieux identifier les composants ou les pièces qui ont tendance à tomber en panne le plus souvent et de maintenir un approvisionnement suffisant. Vous accorderez une attention particulière aux pièces peu coûteuses qui sont les plus demandées afin de mieux répondre à chaque ordre de travail de maintenance.

Juste à temps

Mettez en place un système d'inventaire juste à temps pour éviter de vous retrouver avec des stocks excédentaires et éviter les ruptures de stock.

Analyse ABC

Vous classerez par ordre de priorité les pièces de rechange dont vous avez le plus besoin pour vos efforts de prévision de la demande. Pour ne pas être pris au dépourvu, accordez plus d'attention à la catégorie A, c'est-à-dire aux pièces de grande valeur qui font l'objet d'une demande inattendue. Les pièces de la catégorie C ont une valeur moindre et font généralement l'objet d'une demande moins importante. La catégorie B correspond aux pièces qui se situent entre les catégories A et C en termes de demande et de coût.

Les entreprises peuvent garantir une gestion précise et efficace des stocks de pièces détachées en programmant des audits réguliers et en utilisant un logiciel de gestion des stocks.

Le logiciel vous aidera à élaborer des stratégies pour minimiser les coûts d'inventaire tout en maximisant la disponibilité des pièces nécessaires. Envisagez d'utiliser une solution basée sur le cloud, afin que les équipes distantes puissent accéder aux mêmes informations que le personnel du siège.

Mise en œuvre d'un système de gestion des ordres de travail efficace

Voici les étapes essentielles à la mise en œuvre efficace d'un système de gestion des bons de travail :

Planifiez et recherchez le logiciel dont vous avez besoin pour remplacer votre système de bons de travail sur papier.

Formez vos employés à l'utilisation de la nouvelle solution logicielle.

Testez le système avec des échantillons de commandes pour préparer votre équipe au travail avant de mettre en service votre système de gestion des ordres de travail.

Après l'arrivée des commandes, telles que les alertes automatiques concernant la maintenance préventive ou les demandes des employés, l'étape suivante consiste à utiliser le système pour planifier les tâches à effectuer, en définissant l'étendue et l'ampleur du travail.

Les organisations se préparent à relever les défis de la mise en œuvre en veillant à ce que les travailleurs actuels bénéficient d'une formation et d'un accompagnement suffisants et en intégrant les nouveaux membres de l'équipe en leur apprenant à utiliser le système de gestion des ordres de travail.

Parmi les difficultés de mise en œuvre les plus courantes, citons le fait de ne pas savoir comment hiérarchiser correctement les ordres de travail et de ne pas consolider les informations. Mettre en place un centre d'information pour centraliser les informations clés sur l'inventaire et les tâches d'entretien et de réparation.

Pour une plus grande responsabilisation, évaluez l'efficacité du système en établissant des indicateurs clés de performance (ICP), qui indiqueront la rapidité des temps de réponse, des statistiques sur les taux d'achèvement et un aperçu de la satisfaction (ou du mécontentement) des clients à l'égard du travail facilité par le système.

Tendances futures de la gestion des pièces de rechange et des bons de travail

Pour l'avenir, il faut garder à l'esprit les tendances émergentes en matière de gestion des bons de travail et de logistique des pièces de rechange, notamment l'intégration de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique, que ketteQ propose dans ses solutions logicielles.

L'automatisation avancée aide votre équipe à travailler plus efficacement, par exemple en établissant des alertes automatisées pour les travaux de maintenance préventive et en commandant des pièces pour compléter vos niveaux d'inventaire sans avoir à vérifier manuellement ce que vous avez en stock. L'analyse des données alimente cette tâche cruciale.

Avant tout, adoptez un état d'esprit centré sur le client pour guider la façon dont vous commandez et organisez votre stock de pièces de rechange et priorisez chaque demande de travail.

Ces tendances ont un impact sur l'avenir des opérations de maintenance en vous permettant d'exécuter les tâches de maintenance plus efficacement en fonction de l'urgence (et des exigences de sécurité). Vous évitez également des problèmes tels que les frais de SLA causés par des travaux de réparation tardifs, ce qui contribuera à améliorer les niveaux de satisfaction des clients.

Les propriétaires et les gestionnaires prudents investiront davantage dans les logiciels, la technologie et la formation afin de tirer le meilleur parti de leur système de planification et de gestion des pièces de rechange.

Contactez ketteQ pour obtenir de l'aide dans la mise en œuvre de solutions de gestion des bons de travail dès aujourd'hui.

Lorsque vous mettez en œuvre une solution de gestion des pièces de rechange et des bons de travail, vous favorisez l'excellence opérationnelle en commandant les pièces de rechange plus efficacement (par exemple en utilisant l'analyse ABC et les techniques de juste-à-temps) et en donnant la priorité aux appels de service et aux composants dont le besoin est le plus urgent dans l'immédiat.

Vous pouvez vous préparer dès aujourd'hui à l'avenir de la gestion des bons de travail. La préparation de l'avenir comprend l'installation d'une solution de gestion des bons de travail et l'utilisation de solutions modernes de service et de livraison de pièces, telles que celles fournies par ketteQ. Nous sommes prêts à vous aider à adopter la bonne technologie et le bon logiciel pour votre organisation et à améliorer vos processus de gestion des commandes.

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